Кто из руководителей не мечтал управлять бизнесом дистанционно и чётко выстроить систему работы персонала? Пожалуй, в любом деле, будь то небольшой частный магазин или целая торговая сеть, самостоятельность коллектива без постоянного участия в делах начальника является одним из самых желанных результатов. Для этих целей консалтинговые компании придумали схему систематизации рабочих процессов, чтобы полностью автоматизированный бизнес с реальными сотрудниками, а не роботами, стал будничной действительностью.
Большинство ошибок при открытии или последующем развитии собственного дела заложены в неправильном или даже хаотичном подходе к бизнес-процессам, которые, по сути, и являются основой успеха – так же, как, например, настроенные на взаимодействие чипы в микросхемах электронных устройств. Как добиться того, чтобы не ломать голову над тем, почему сотрудники компании не могут в полной мере справиться с поставленными задачами, не смотря на их опыт и профессионализм?
Исследования американских экспертов в области консалтинга показывают, что целые 80% проваленных бизнес-планов связаны с системными ошибками в организации рабочих процессов. Системный бизнес начинается с систематизации тех самых бизнес-процессов – иными словами, каждый сотрудник должен иметь подробную и детальную инструкцию своих обязанностей на рабочем месте, чтобы вовремя и эффективно выполнять поставленные руководителем задачи.
Основная идея системного подхода – бизнес (как малый, так и крупный) должен работать и развиваться на всех этапах без обязательного участия ключевых сотрудников. Однако реализация идеи системного бизнеса отнюдь не означает, что руководитель может вовсе забыть о подчинённых и исключительно сконцентрироваться на получении автоматической прибыли. Тем не менее, согласно теории системного бизнеса, предполагается, что руководству компании нет необходимости постоянно быть лично вовлечёнными во все этапы работы и строго контролировать выполнение обязанностей.
Согласно теории системного бизнеса, для начала необходимо выявить и проанализировать, а затем и детализировать все производственные процессы для каждого этапа. При построении бизнес-процессов важно учесть и лучшие практики – во-первых, определить, каким образом выстроена система работы в вашем офисе, во-вторых, сравнить уже имеющиеся в компании бизнес-процессы с мировыми стандартами. Иными словами, ориентироваться надо на лучших из лучших, но не копировать в точности модели бизнеса.
Для каждого бизнес-процесса должны быть определены начальный и завершающий этапы, то есть важно определить их цели и временные рамки, а также решить, что мы хотим получить в результате. Более того, важно указать связи с другими бизнес-процессами и выполнить их интеграцию, учитывая требования как партнёров, так и клиентов. Далее, следует специфицировать владельца бизнес-процесса и, что является одним из наиболее критически важных моментов, роли исполнителей. Для успешной реализации системного бизнеса должна быть в том числе разработана организационная структура компании - иерархия подчинённости и ответственности.
Теория системного бизнеса предполагает, что фокусироваться необходимо на приоритетных задачах, чтобы обеспечить высокий уровень рабочей эффективности, а описание самого бизнес-процесса должно быть документировано. Все предполагаемые изменения должны обязательно согласоваться с участниками этого процесса – то есть сотрудники не могут в один день прийти в офис и столкнуться с совершенно новой и незнакомой для них системой работы. Поэтому рабочие инструкции и обязательное обучение, которыми зачастую пренебрегают многие руководители, действительно необходимы для эффективности бизнес-процессов. Уже после разработки системной модели с детализированными бизнес-процессами наступает ключевой этап внедрения компонентов этой модели, по итогам чего предполагается её дальнейшая оптимизация.
Крупные компании в России и за рубежом давно оценили преимущества системного подхода в своей организационной структуре и внедрили систематизацию всех бизнес-процессов. Однако в сфере малого и среднего предпринимательства по-прежнему существуют проблемы в организации бизнеса. И дело не только в затратах на консалтинг и на оптимизацию бизнеса, но в первую очередь в непонимании предпринимателями преимуществ этого механизма. Бизнес-тренер Александр Попов, управляющий партнёр компании «Harmony&Business», подробно расскажет о всех особенностях данного подхода во время мастер-класса «7 пошаговых компонентов для автономного существования компании», который состоится в рамках очередного форума на платформе «Территория бизнеса – территория жизни» 25 сентября в Ростове-на-Дону.
